JADIKAN JPN KAYU UKUR DALAM SISTEM PENYAMPAIAN

Oleh Nurul Halawati Azhari 26 Februari, 2008 09:48 AM
KUALA LUMPUR, 26 Februari 2008 (Bernama)-- Kejayaan Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) mempercepatkan tempoh memperbaharui Mykad daripada sebulan kepada dua jam sejak pertengahan tahun lepas mendapat reaksi yang amat positif daripada orang ramai.Ketua Pengarahnya, Datuk Mohd Abdul Halim Muhammad berkata, penggunaan mesin berteknologi tinggi bagi pengeluaran Mykad dikenalpasti sebagai antara penyumbang mempercepatkan proses memperbaharui Mykad dan usaha penambahbaikan sistem penyampaian JPN.Sungguhpun dibuka secara percubaan di dua cawangannya iaitu di Melaka dan Putrajaya, ia adalah perubahan yang cuba diperkenalkan oleh jabatan yang menguruskan maklumat asas setiap penduduk di negara ini.KAD PINTAR PELBAGAI GUNA Sejak diperkenalkan pada 2003, aplikasi MyKad sebagai kad pintar pelbagai guna berasaskan teknologi cip dan biometrik serta mempunyai ciri keselamatan yang tinggi itu, ia dianggap satu pencapaian yang amat membanggakan dan pertama seumpamanya di dunia.Sehingga kini, lebih 20 juta Mykad telah dikeluarkan, yang mengandungi maklumat pemegang dan aplikasi awam yang diperlukan untuk berurusan dengan agensi kerajaan.Di samping itu, ia diperluaskan meliputi aplikasi lesen memandu, Mesin Juruwang Automatik (ATM), MEPS Cash serta Kad Sentuh dan Lalu (Touch''n''Go)."Ada pihak yang masih tertanya-tanya kenapa keseluruhan aplikasi tersebut tidak dapat digunakan."Ingin saya jelaskan di sini, JPN hanyalah bertanggungjawab ke atas penyediaan aplikasi berkenaan menerusi Mykad. Terserah kepada orang ramai untuk memohon penggunaannya daripada pihak-pihak yang terbabit dengan aplikasi berkenaan," kata beliau.Menurut beliau, aplikasi paling berjaya ialah Kad Sentuh dan Lalu dengan jumlah 17,000 pengguna.Sejajar dengan kepesatan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi dalam melancarkan urusan pentadbiran, JPN mengambil satu lagi langkah pro aktif iaitu menjalin kerjasama dengan Perbadanan Pembangunan Multimedia (MDeC) menerusi Aplikasi Flagship Kad Pintar kepada 12 komuniti membabitkan pelbagai agensi kerajaan di Lembah Klang."JPN juga baru menjalin kerjasama dengan Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) dan Pos Malaysia Berhad yang membolehkan lesen kereta diperbaharui di 210 cawangan JPN, 68 buah cawangan JPJ dan 495 pejabat pos. Ini juga satu projek perintis yang baru dimulakan di 10 buah cawangan pejabat pos," jelas beliau.TERUS PERTINGKAT SISTEM PENYAMPAIAN Dengan 2,700 kakitangan, selain Mykad, JPN terus berusaha meningkatkan kualiti serta kecekapan dalam mengumpul dan menyelenggara rekod-rekod kelahiran, kematian, anak angkat, perkahwinan dan perceraian serta warganegara bagi penduduk Malaysia yang mencecah 26 juta.Sistem penyampaiannya terus diperbaiki dari semasa ke semasa terutama di bahagian perkhidmatan kaunter berikutan ia dilihat sebagai aspek penting dalam pembangunan sumber manusia melibatkan pelanggan.Setiap petugas di kaunter, melayan pelanggannya dengan senyuman dan ucapan selamat. Manakala perkataan "terima kasih kerana menunggu" setelah selesai urusan meninggalkan kesan positif di hati pelanggan akan pentingnya nilai kesopanan dan budi bahasa.Selain kemesraan di kaunter yang dianggap bisnes utama, JPN telah pun membuktikan pencapaian serta kecekapannya sehingga mendapat Anugerah Kualiti Perdana Menteri 2007."Pada saya, sokongan dan kepercayaan rakyat Malaysia terhadap kualiti sistem penyampaian perkhidmatan awam adalah antara sebab JPN terpilih," kata beliau merujuk kepada Anugerah Kualiti Ketua Setiausaha Negara (AKKSN) yang diterima JPN November lepas selain Persijilan MSISO 9001:2000 berstatus UKAS (United Kingdom Accreditation Service) yang diperolehi pada September 2007.UBAH PERSEPSI Kebanyakan orang mendapatkan perkhidmatan kaunter kerajaan sekurang-kurangnya dalam urusan pendaftaran kelahiran dan kematian, perkahwinan, urusan perlesenan, kastam, imigresen, tanah dan harta, yang bermakna ia tidak digunakan setiap hari.Sebagai anggota masyarakat yang jarang menggunakan perkhidmatan sektor awam, persepsi negatif terhadap sektor ini, terutama di bahagian kaunter adakalanya mengurangkan keyakinan mereka terhadap perkhidmatan yang ditawarkan.Sikap tidak peduli petugas, kurang pengetahuan dan kemahiran, tidak faham tentang sistem operasi perkhidmatan, pertambahan harapan atau jangkaan pelanggan adalah antara alasan yang menyumbang kepada perkhidmatan yang lemah.Sama ada betul atau tidak rungutan itu, yang pasti ia lahir daripada harapan rakyat yang semakin tinggi apatah lagi dengan kemajuan ICT negara.Bagi Amin Mohamad, 31, pereka grafik di syarikat penerbitan swasta, beliau menganggap JPN antara jabatan yang cekap menguruskan keperluan pelanggan."Dua tahun lepas, ketika seluruh warganegara Malaysia digesa supaya menukar kad pengenalan kepada Mykad, kami bernasib baik apabila Perkhidmatan Bas Bergerak JPM cawangan Shah Alam sanggup datang ke tempat kerja di Seksyen 15, Shah Alam untuk urusan itu," katanya.Sebulan kemudian, Amin dan rakan-rakannya dapat memiliki Mykad.Manakala Sujartha Pavithran, 45, melahirkan rasa puas hatinya apabila urusan mendapatkan Mykad barunya berjalan lancar setelah kehilangannya dalam kejadian ragut Disember lepas.Pada mulanya beliau agak bimbang akan dikenakan denda, namun berasa lega setelah mendapat penjelasan petugas JPN cawangan Maju Junction."Dengan adanya laporan polis, urusan saya diselesaikan dengan mudah", katanya.Mengenai aduan, Abdul Halim berkata, JPN, yang mengendalikan 100,000 urusan permohonan setiap hari, hanya menerima antara 10 dan 15 aduan setiap bulan."Unit khidmat pelanggan akan memastikan setiap aduan dapat diselesaikan dalam tempoh 24 jam dan ini mengubah persepsi masyarakat terhadap perkhidmatan awam," tambah beliau.FORMULA KEJAYAAN Setelah berjaya mencapai matlamat jangka pendek iaitu menjadi jabatan terbaik dalam negara dengan memperoleh AKKSN 2007, JPN kini meneruskan matlamat jangka panjangnya menjadi perkhidmatan kaunter terbaik dunia."Kami yakin akan berjaya dengan adanya penglibatan seluruh kakitangan JPN. Pertama, matlamat pengurusan yang jelas. Kedua, Bahagian Sumber Manusia melaksanakan matlamat tersebut ke semua peringkat."Dan setiap petugas pula melaksanakannya dengan menumpukan kepada kualiti hasil kerja yang dibantu oleh prosedur ICT yang cemerlang," jelas beliau.Beliau turut berjumpa dan menyampaikan amanahnya dengan semua petugas baru serta melibatkan semua pihak dalam aktiviti sosial di jabatan bagi menjalinkan hubungan kekeluargan, menanam rasa kekitaan serta semangat kerjasama di antara kakitangan."Kita juga memasukkan elemen pengurusan swasta agar mereka menjadi kakitangan awam yang lebih baik berbanding sektor swasta," jelas Abdul Halim.Menurut beliau, paling berkesan ialah kursus modal insan, yang modulnya disediakan beliau sendiri, yang mendidik petugas agar tidak hanya takutkan ketua, tetapi lebih penting ialah takutkan Tuhan sewaktu ketiadaan ketua.Cara tersebut, menurut Abdul Halim lebih berkesan bagi melahirkan rasa tanggungjawab dan keihklasan JPN sewaktu bertugas.Dengan harapan kejayaan yang dicapai terutamanya dalam sistem penyampaian JPN terus meningkat, cabaran beliau kini ialah memastikan pencapaian serta motivasi petugasnya akan terus kekal ke arah menjadikan JPN sebagai Kaunter Perkhidmatan Terbaik Dunia.-- BERNAMA